A perda da concentração no trabalho é o dilema de muitos profissionais. Alguns não conseguem focar nas suas atividades, pois ficam com a "cabeça nas nuvens", pensando em problemas pessoais ou no que pretendem fazer no final de semana.
Outros se distraem com ruídos e conversas paralelas. Mas o que fazer quando iniciamos várias atividades ao mesmo tempo e ao final do expediente nenhuma delas foi concluída?
Para otimizar o tempo no trabalho, é necessário que o profissional centralize as atividades durante o dia. Tenha sempre em mãos uma rotina de prioridades que precisam ser realizadas com maior antecedência e das tarefas com menor prioridade que podem ser deixadas para o dia seguinte. Quando você focar a mente em cada objetivo por vez, perceberá que o tempo ocioso será reduzido e no final da semana você conseguiu concluir tudo com êxito.
Além dessas dicas, para amenizar outros problemas com administração do tempo, siga a lista elaborada por Christian Barbosa, especialista em administração do tempo e produtividade, além de fundador da Triad PS, empresa multinacional especializada em programas e consultoria na área de produtividade, colaboração e administração do tempo, com sete dicas básicas para organização.
1. Descubra como utilizar seu tempo: todas as tarefas realizadas são distribuídas em uma das esferas da Tríade do Tempo: existem atividades urgentes (prazo que está curto ou acabou), atividades importantes (que trazem resultado e possuem horário para serem realizadas) e atividades circunstanciais (que não agregam valor e fazem você apenas perder tempo). Sabendo a forma como utiliza seu tempo ajudará você a se planejar, pois seu foco será reduzir as atividades urgentes (priorizando-as para que sejam eliminadas rapidamente). Faça o teste da Tríade e descubra a forma como utilizar seu tempo diariamente:
2. Planeje-se! Ter mais tempo para vida pessoal e profissional é prevenir problemas e priorizar aquilo que você quer. Esse é o processo de antecipação que é fundamental na gestão de tempo. Para isso, planeje sua semana com antecedência ou pelo menos três dias a sua frente, veja o que pode gerar urgências e crie atividades de prevenção.
3. Escolha uma ferramenta: agenda, Iphone, Neotriad ou caderno, seja qual for, tire as pendências e tarefas da cabeça e as centralize em um lugar confiável. Utilize essa ferramenta para se planejar e antecipar seus problemas.
4. Limite seu horário de trabalho: muitas vezes precisamos de horas extras para conseguir cumprir todas as prioridades do dia. Isso acontece porque sabemos que temos esse tempo adicional. Se fosse uma obrigação você sair exatamente no seu horário (algo do tipo quando apagam as luzes do escritório) com certeza você seria mais centrado e por consequência mais produtivo. Experimente criar esses "limitadores" para você no dia-a-dia.
5. Ache um hobby: descubra algo que gosta de fazer e priorize na agenda. Quando fazemos coisas que nos trazem descanso, conforto e satisfação, temos a tendência de ir em direção a esses compromissos e evitar ao máximo que o dia seja desfocado (você já reparou que quando um homem no escritório joga futebol com amigos durante semana, como ele sempre consegue sair no horário naquele dia?)
6. Organize seu local de trabalho: papelada, revistas, armários... estima-se que uma pessoa gasta 40 minutos por dia localizando informações… e isso é muito tempo perdido.
7. Priorize seu dia, todos os dias! Faça uma lista de atividades que precisa executar no dia, calcule a duração de cada tarefa (para checar se dará tempo para fazer tudo) e ordene na sequência de execução.
"Quando estamos concentrados em um único alvo, somos capazes de reduzir em até 80% o tempo despendido. Manter a mente focada nos torna mais rápidos e eficientes e concentração não é um exercício, é uma escolha", afirma Barbosa. "A atividade física habitual, além de melhorar a qualidade de vida, também ajuda a aumentar a produtividade e diminuir o nível de procrastinação. É gerenciando você que você se torna o senhor do seu tempo e não o escravo dele", acrescenta.
Para o especialista o excesso de informações, além das tecnologias, também contribui para desfocar o profissional. Em um dos textos que escreveu, Barbosa destacou dez fatores que reduzem a produção diária entre eles: deixar o e-mail aberto que aumenta o nível de interrupções nas tarefas, não ter prioridades no que deseja realizar no expediente, excesso de reuniões corporativas, ficar conectado às redes sociais e ao MSN, falta de disposição para o trabalho (devido ao cansaço) e até problemas com o navegador da empresa.
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